JIT, 5W2H e Matriz Gut: A Eficiência do Gerenciamento de Obras em 3 Passos

Conheça três importantes passos para o sucesso no gerenciamento de obras civis 

O gerenciamento de obras civis envolve várias questões como a gestão de pessoas de diferentes áreas, gestão de materiais, gestão do canteiro da obra em si, cumprimento de orçamento, cumprimento de prazos de entrega, entre outras questões que compreendem este tema e buscam o sucesso da gestão de obras de maneira global.

Por ser uma prática complexa e abrangente existem muitos conceitos que facilitam a gestão eficiente. Neste artigo vamos abordar três sistemas de administração que são fundamentais para o bom gerenciamento de obras: Just In Time, 5W2H e Matriz Gut.

Just in Time

Just in Time em português pode ser traduzido como “na hora certa”, sendo muitas vezes abreviado por JIT. O uso deste conceito não está restrito ao gerenciamento de obras. Ele é uma prática da administração que pode ser usada na produção de qualquer produto. O JIT determina que nada deve ser comprado, produzido ou transportado antes da hora certa. Ou seja, o JIT nada mais é do que a produção por demanda. Seu principal benefício é reduzir estoque e custos do processo.  No caso da construção civil, um exemplo de aplicação do JIT seria pagar e receber a entrega dos materiais somente no momento em que eles forem ser utilizados. Com isso não haveria a necessidade de um almoxarifado enorme, e nem riscos do produto acabar sendo danificado antes do momento da sua utilização. É claro que para isso aconteça é necessário seguir à risca o cronograma e ter sempre fornecedores de confiança.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta que auxilia a compreensão do projeto por todos os envolvidos. É o desenvolvimento de uma tabela que esclarecerá todas as questões para que o projeto transcorra sem interrupções por causa de dúvidas, consequentemente agilizando todas as suas etapas. O nome tem origem do inglês e representa sete perguntas cujas respostas são essenciais para o bom desenvolvimento desse empreendimento.

5W:

What – O quê?

Why – Por quê?

Where – Onde?

When – Quando?

Who – Quem?

2H:

H – How – Como?

H – How much – Quanto?

O objetivo do 5W2H elimina qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou etapa de um projeto. Ele auxilia na execução e no controle de tarefas. Quando bem aplicado o 5W2H significa uma grande economia de tempo e dinheiro, pois todos os processos ficarão esclarecidos e não haverá duvidas na hora da execução, pois um erro de comunicação pode muitas vezes acarretar em diversos prejuízos.

Setores diferentes saberão o que fazer, por que fazer, onde fazer, quando, como fazer cada etapa do processo, aumentando a produtividade e eliminando erros.

Matriz GUT

A Matriz GUT, também conhecida como Matriz de Prioridades é uma ferramenta que auxilia a resolução de problemas, priorizando cada um deles de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência, desses três termos surgiu a sigla GUT. É uma ferramenta bastante intuitiva e fácil de aplicar. Cada item da tabela precisa ser avaliado de acordo com o problema e receberá uma nota de 1 a 5. Após o preenchimento da tabela, ela será analisada pelo gestor e com base nesses dados ele irá tomar a decisão mais assertiva, minimizando prejuízos.

Gravidade

Resumi-se ao impacto gerado por esse problema caso ele não seja solucionado. Representando o dano ou prejuízo decorrente dessa situação. Seus danos podem ser classificados de forma qualitativa ou quantitativa com os efeitos sendo analisados a curto, médio e longo prazo.

Urgência

Trata-se do tempo disponível que a equipe tem para solucionar esse problema. Quanto menor o tempo, maior será a urgência em resolver essa questão.

Tendência

Refere-se ao potencial que determinado problema tem de evoluir com o passar do tempo. É a tendência que essa situação tende a piorar ou não caso uma solução não seja dada.

Esses são apenas três dos muitos conceitos que podem ser aplicados ao gerenciamento de obras civis para agilizar, minimizar custos e auxiliar na solução de problemas iminentes. Lembrando que para se tornar um bom gerenciador de obras civis é necessário ser organizado, conhecer contratos, dominar custos e prazos, além de ser um excelente gestor de pessoas.